校庆办、各教学学院及相关校属单位：
建校80周年是我校发展和建设的重要里程碑。围绕校庆工作，学校各部门形成了大量宝贵的文字材料、声像资料等，这些资料对传承学校文化与保留转化办学成果、弘扬湘科院精神、促进学校今后的建设与发展有着重要的借鉴和参考价值，值得永久保存。故请校庆办、各教学学院及相关校属单位切实做好校庆相关资料的收集、整理与归档工作，现就有关事项通知如下：
一.归档范围
1.校庆筹备期间产生的具有保存价值的文字资料、声像等资料（包括纸质及电子文档）；
2.校庆期间，学校以及各学院举办的各类庆祝活动产生的具有保存价值的文字资料、声像等资料（包括纸质及电子文档）；
具体归档材料收集范围详见附件。
二.归档要求
1.材料收集齐全完整，内容真实准确，声像资料清晰；
2.所有归档文字材料均应为原件，非复印件；声像资料拷贝移交档案馆时，需附相关文字说明。有电子文件的要连同纸质文件一起移交。
3.移交纸质目录一式两份，电子目录也须同时移交。
4.材料移交时间：2021年12月31日前。 联系人：廖老师。 联系电话：0746-6381636。 地 点：档案馆206室。
87978797威尼斯档案馆
2021年12月20日
附件：87978797威尼斯建校80周年归档材料收集范围
一、文字材料
1．与校庆各类活动相关的文件材料，如决定、通知、公告、工作方案、工作议程、工作简报等；
2．庆典方案、会议议程、主持词、领导和代表发言词等；
3．校庆期间举办的各类庆典活动的相关新闻、媒体的宣传报道材料；
4．校庆圆满结束后的各类总结材料；
二、声像资料
1．来宾及校友出席、参加校庆活动的照片、视频等电子文件；
2．校庆期间制作、录制的声像制品，如宣传片、庆典活动视频等；
三、实物
1．贺电、贺信、题词、题名、书画作品等；
2．各单位举办各类校庆庆典活动中的签到册、题名录等；
3．各方捐赠给学校的有价值的物品、礼品目录（此类材料由资产处统一移交）；
4．校庆期间制作的与校庆各类活动相关的印刷品，如邀请函、海报、明信片、出版物、宣传画册等；
5．校庆期间与校庆各类活动相关的纪念礼品，如徽章、证件、证书、旗帜、T恤衫、纪念品等；
6．各方提供的有关学校历史的各类材料；
四、其他
1．校庆期间各学院院庆活动中具有历史意义的其他材料；
2．各单位举办的与校庆相关的各类活动的具有历史意义的其他材料；
